1С-ЭПД: электронные перевозочные документы в 1С — возможности, преимущества и подключение

Современная логистика требует оперативного обмена информацией между грузоотправителями, перевозчиками, экспедиторами и получателями товаров. Традиционное оформление бумажных документов занимает время, усложняет контроль перевозок и создает дополнительные задачи для сотрудников. Решить эти проблемы помогает электронный документооборот.

1С-ЭПД — это сервис для создания, подписания и обмена электронными перевозочными документами непосредственно в программах 1С. С его помощью компании могут перевести оформление транспортных документов в цифровой формат, упростить взаимодействие с контрагентами и организовать работу с перевозками в единой информационной системе.

Сервис предназначен для разных участников грузоперевозок и поддерживает электронные документы, необходимые при организации и выполнении автомобильных перевозок. Все основные операции выполняются в привычном интерфейсе 1С без необходимости переходить в сторонние программы.

Что такое 1С-ЭПД

1С-ЭПД — это сервис для работы с электронными перевозочными документами (ЭПД), встроенный в программные продукты фирмы «1С».

Его основная задача — обеспечить цифровое взаимодействие участников перевозки на всех этапах: от согласования условий доставки и передачи груза до подтверждения его получения.

Сервис позволяет формировать документы в установленных форматах, направлять их контрагентам через операторов электронного документооборота, подписывать электронной подписью и отслеживать состояние обмена.

При этом сервис интегрирован с учетными системами 1С, что позволяет организовать обмен документами в рамках привычных бизнес-процессов. 

Для чего нужен сервис 1С-ЭПД

Электронные перевозочные документы используются при организации грузоперевозок и подтверждают сведения о грузе, участниках перевозки, условиях доставки и факте передачи товара.

Сервис 1С-ЭПД помогает компаниям автоматизировать работу с такими документами и сократить количество операций, которые раньше выполнялись вручную.

Основные задачи сервиса:

• Формирование электронных перевозочных документов по установленным форматам.

• Передача документов участникам перевозки через оператора ЭПД.

• Подписание документов ответственными сотрудниками и другими участниками процесса.

• Получение информации о статусах документов и ходе обмена.

• Внесение изменений и дополнительной информации в предусмотренных случаях.

• Хранение электронных документов и возможность их последующего просмотра.

• Организация работы с перевозочными документами в программах 1С и мобильном приложении.

Таким образом, 1С-ЭПД позволяет объединить оформление и обмен перевозочными документами в едином цифровом процессе. 

Какие электронные перевозочные документы поддерживает 1С-ЭПД

Сервис предназначен для работы с различными видами документов, которые сопровождают автомобильные перевозки. Конкретный набор доступных документов зависит от используемого программного продукта, сценария перевозки и действующих требований законодательства.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Электронная транспортная накладная содержит сведения о перевозке груза, ее участниках и условиях доставки. Она используется для фиксации основных этапов взаимодействия между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем.

С помощью 1С-ЭПД можно оформлять электронную транспортную накладную, передавать ее участникам и организовывать подписание соответствующих разделов документа.

С 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная применяется в обязательном порядке в предусмотренных законодательством случаях. 

Электронный заказ (заявка) на перевозку (ЭЗЗ)

Электронный заказ или заявка используется для фиксации договоренностей между участниками перевозки. В документе указываются основные сведения о предстоящей перевозке, ее участниках и условиях выполнения.

В 1С-ЭПД можно сформировать электронный заказ и использовать его в процессе дальнейшего оформления перевозочных документов.

С 1 сентября 2026 года электронный заказ (заявка) также относится к документам, переход на которые предусмотрен в обязательном порядке в соответствии с законодательством.

Электронный путевой лист (ЭПЛ)

Электронный путевой лист содержит сведения, необходимые для организации работы транспортного средства и водителя.

В сервисе поддерживается оформление электронных путевых листов, а также работа с предусмотренными процедурами подписания и внесения данных.

Использование электронного путевого листа позволяет отказаться от части операций с бумажными документами и организовать взаимодействие сотрудников, отвечающих за выпуск транспорта на линию. 

Электронная сопроводительная ведомость (ЭСВ)

Электронная сопроводительная ведомость применяется для оформления сведений, сопровождающих перевозку в предусмотренных случаях.

В 1С-ЭПД предусмотрена возможность создания и обмена этим видом документа в установленном электронном формате. 

Электронный заказ-наряд (ЭЗН)

Электронный заказ-наряд используется для оформления перевозки в соответствующих сценариях транспортной деятельности.

Сервис позволяет формировать и передавать такой документ в электронном виде, обеспечивая взаимодействие между участниками перевозочного процесса. 

Электронный договор фрахтования (ЭДФ)

Электронный договор фрахтования предназначен для оформления отношений, связанных с предоставлением транспортного средства для перевозки груза в соответствующих ситуациях.

Работа с электронным договором фрахтования также предусмотрена функциональностью 1С-ЭПД. 

Кто может использовать 1С-ЭПД

Сервис подходит компаниям, участвующим в организации и выполнении перевозок. Он учитывает задачи разных сторон транспортного процесса.

Грузоотправители

Грузоотправитель организует отправку товара и передает груз перевозчику.

При использовании 1С-ЭПД компания может:

• Формировать электронные документы на отправку груза.

• Передавать перевозчику необходимые сведения.

• Подписывать документы со своей стороны.

• Получать информацию о ходе оформления и передачи груза.

• Контролировать состояние электронного документооборота.

Электронный обмен помогает сократить количество ручных операций при подготовке документов и взаимодействии с транспортными компаниями.

Грузоперевозчики

Перевозчик отвечает за доставку груза и оформление документов, подтверждающих приемку и передачу товара.

Сервис 1С-ЭПД позволяет перевозчику работать с электронными транспортными накладными, получать документы от заказчиков, оформлять необходимые сведения и подписывать соответствующие разделы.

Использование мобильного приложения дает возможность организовать работу водителей с документами непосредственно во время выполнения перевозки.

Грузополучатели

Грузополучатель принимает товар и подтверждает его получение в установленном порядке.

С помощью 1С-ЭПД можно получать электронные документы, проверять сведения о перевозке и оформлять подтверждение приемки груза.

Это упрощает взаимодействие с поставщиками и перевозчиками, а также помогает быстрее получать необходимую информацию о доставке.

Экспедиторы

Экспедитор организует перевозку и координирует взаимодействие между заказчиком, перевозчиком и другими участниками.

Сервис позволяет работать с электронными документами в рамках соответствующих сценариев перевозки, обмениваться информацией с участниками и контролировать оформление документов.

Компании с собственным автопарком

Организации, использующие собственный транспорт для доставки товаров, могут применять сервис для оформления электронных путевых листов и других предусмотренных документов.

Это дает возможность организовать работу водителей, диспетчеров, медицинских работников и сотрудников, отвечающих за техническое состояние транспорта, в едином цифровом процессе. 

Основные возможности сервиса 1С-ЭПД

Функциональность 1С-ЭПД охватывает основные этапы работы с электронными перевозочными документами.

Создание документов в программах 1С

Пользователь может формировать электронные перевозочные документы непосредственно в своей учетной системе.

В зависимости от конфигурации и доступного функционала документы можно создавать на основании сведений, уже содержащихся в информационной базе. Это помогает уменьшить объем повторного ввода данных и снизить вероятность ошибок при заполнении. 

Электронное подписание документов

Сервис поддерживает подписание электронных перевозочных документов участниками перевозки.

В зависимости от роли сотрудника и типа документа к процессу могут подключаться представители грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика, фрахтовщика и фрахтователя, а также водитель и другие ответственные лица.

Для работы с документами необходимо обеспечить сотрудников подходящими электронными подписями и настроить соответствующие права доступа. 

Обмен документами через операторов ЭПД

Передача электронных перевозочных документов осуществляется через операторов электронного документооборота.

Для работы с сервисом 1С-ЭПД предусмотрено взаимодействие с операторами «Калуга Астрал» и «Такском». Это позволяет организовать обмен документами с другими участниками перевозки, подключенными к соответствующим сервисам. 

Контроль статусов и уведомления

Сервис позволяет отслеживать состояние электронных документов и получать информацию об изменениях в процессе обмена.

Участники перевозки могут оперативно узнавать о поступлении документов и необходимости выполнения дальнейших действий. Это помогает организовать взаимодействие между сотрудниками и контрагентами без постоянного обмена бумажными копиями и дополнительными запросами. 

Просмотр и хранение документов

В 1С-ЭПД предусмотрена визуализация электронных перевозочных документов. Пользователи могут просматривать их содержание и работать с информацией в привычной учетной системе.

Электронный формат также упрощает поиск документов и работу с историей обмена, поскольку информация доступна в информационной системе организации. 

Мобильное приложение 1С-ЭПД

Для сотрудников, которые участвуют в перевозке непосредственно на маршруте, предусмотрено мобильное приложение 1С-ЭПД.

Оно позволяет организовать работу с электронными перевозочными документами с помощью смартфона и обеспечивает взаимодействие водителей с учетной системой компании.

В зависимости от настроек и поддерживаемого сценария мобильное приложение помогает выполнять следующие задачи:

• Получать сведения о перевозке и необходимых действиях.

• Работать с электронными документами во время погрузки и разгрузки.

• Подписывать предусмотренные разделы электронной транспортной накладной.

• Получать уведомления об изменениях и событиях, связанных с перевозкой.

• Участвовать в оформлении электронного путевого листа.

• Предъявлять электронные сведения при проверке с использованием доступных функций приложения.

В приложении предусмотрены механизмы работы с документами и QR-кодом при отсутствии подключения к интернету в поддерживаемых сценариях. Возможность выполнения отдельных операций зависит от версии приложения, используемого оборудования и настроек сервиса. 

В каких программах 1С работает сервис

Сервис 1С-ЭПД поддерживается в ряде типовых конфигураций платформы «1С:Предприятие 8».

В частности, работа с электронными перевозочными документами предусмотрена в следующих программных продуктах:

• 1С:Бухгалтерия предприятия.

• 1С:Бухгалтерия государственного учреждения.

• 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации.

• 1С:Управление нашей фирмой.

• 1С:Розница.

• 1С:Управление торговлей.

• 1С:Комплексная автоматизация.

• 1С:ERP Управление предприятием.

• 1С:ERP. Управление холдингом.

• 1С:Управление холдингом.

• 1С:Управление производственным предприятием.

• 1С:Управление автотранспортом.

• 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП.

• 1С:Клиент ЭДО.

Сервис также поддерживается в соответствующих конфигурациях, созданных на базе перечисленных решений. Возможность интеграции предусмотрена и для других приложений на платформе «1С:Предприятие 8».

Для использования сервиса необходим доступ к интернету. Перед подключением рекомендуется уточнить совместимость конкретной конфигурации и версии программы с требуемыми функциями. 

Преимущества внедрения 1С-ЭПД для бизнеса

Переход на электронные перевозочные документы позволяет изменить подход к оформлению и сопровождению грузоперевозок.

Сокращение бумажного документооборота

При электронном обмене нет необходимости постоянно распечатывать документы, передавать бумажные экземпляры между организациями и организовывать их физическое хранение.

Это помогает сократить расходы на печать, пересылку и обработку бумажных документов.

Снижение количества ошибок

При формировании документов в учетной системе можно использовать уже имеющиеся сведения о контрагентах, товарах и перевозках.

Автоматизация заполнения помогает уменьшить вероятность ошибок, возникающих при повторном вводе информации вручную.

Ускорение обмена с контрагентами

Электронные документы передаются через оператора ЭПД, а участники могут получать уведомления об их поступлении и изменении статуса.

Это позволяет быстрее согласовывать документы и выполнять необходимые действия в рамках перевозки.

Повышение прозрачности перевозок

Информация о документах и их статусах доступна участникам электронного обмена в соответствии с предоставленными правами.

Благодаря этому сотрудникам проще контролировать оформление документов и взаимодействие с другими сторонами перевозки.

Работа в привычной программе

Поскольку сервис интегрирован с программами 1С, сотрудникам не нужно постоянно переключаться между разными системами для выполнения основных операций с перевозочными документами.

Это упрощает освоение нового процесса и позволяет использовать данные, уже содержащиеся в учетной системе.

Удобство для водителей

Мобильное приложение дает возможность работать с документами непосредственно во время перевозки.

Водитель может получать необходимую информацию и выполнять предусмотренные действия без постоянного обращения к офисным сотрудникам. 

Как подключить 1С-ЭПД

Для начала работы с сервисом необходимо подготовить учетную систему, организовать электронный документооборот с контрагентами и обеспечить сотрудников необходимыми электронными подписями.

Процесс подключения включает несколько основных этапов.

Шаг 1. Проверить совместимость программы

На первом этапе необходимо определить, поддерживает ли используемая конфигурация 1С работу с электронными перевозочными документами.

Также следует проверить актуальность версии программы и наличие необходимых возможностей для конкретного сценария перевозки.

Шаг 2. Подключить сервис 1С-ЭДО

Для обмена электронными перевозочными документами необходимо настроить электронный документооборот в программе 1С.

При подключении 1С-ЭПД используется взаимодействие с операторами «Калуга Астрал» или «Такском».

Шаг 3. Подготовить электронные подписи

Сотрудникам, участвующим в оформлении и подписании документов, необходимо обеспечить подходящие электронные подписи.

В зависимости от роли пользователя и требований к конкретному документу могут потребоваться квалифицированная электронная подпись и другие предусмотренные средства подтверждения полномочий.

Шаг 4. Настроить обмен с контрагентами

Для организации электронного взаимодействия необходимо согласовать с другими участниками перевозки порядок обмена документами и настроить соответствующие подключения.

В предусмотренных сценариях используется отправка и принятие приглашений к электронному документообороту.

Шаг 5. Провести тестовый обмен

Перед полноценным переходом рекомендуется проверить создание, отправку, получение и подписание документов.

Тестирование помогает убедиться в корректности настроек, проверить доступы сотрудников и подготовить рабочие процессы компании к использованию электронных перевозочных документов.

Почему стоит выбрать 1С-ЭПД

1С-ЭПД — это инструмент для организации электронного документооборота в транспортной логистике, который интегрируется с учетными системами 1С.

Сервис помогает автоматизировать создание и обмен перевозочными документами, организовать электронное подписание, контролировать статусы и обеспечить взаимодействие между участниками перевозки.

Использование 1С-ЭПД позволяет компаниям постепенно переходить от бумажных процессов к цифровому оформлению перевозок, сохраняя привычную среду работы сотрудников.

Решение подходит грузоотправителям, перевозчикам, экспедиторам, грузополучателям и организациям, использующим собственный автопарк.