1С:Зарплата и управление персоналом

Электронные трудовые книжки

В законе нет понятия “ЭТК”, но такой инструмент позволяет:

●     предоставлять персоналу отчеты СТД-Р;

●     передавать отчетность в ПФР.

1С:ЗУП также позволяет работодателю напрямую взаимодействовать с персоналом и ПФР. В кадровой документах есть возможность включить опцию “Отразить в трудовой книжке” такие процедуры как прием на должность, увольнение, перевод.

Документы, где данная опция включена, фиксируются в Мероприятиях и будут отражены в форме СЗВ-ТД.

С помощью программы сотруднику можно направить уведомления об изменении трудового права. Это делается на основании заявления на предоставление данных сведений. Сотруднику будут отправлены бланки заявлений о выборе. Затем программа сформирует мероприятие, с указанием выбранного варианта получения сведений.

Учет кадров и делопроизводство

В 1С:ЗУП есть много возможностей для организации грамотного кадрового учета:

●     заявления и отчеты по ЭТК для ПФР;

●     быстрая регистрация сотрудников со срочными договорными отношениями на дистанционную или вахтовую (сезонную) работу;

●     простой прием, перевод, увольнение персонала;

●     регистрация изменений в трудовых соглашениях, подготовка приказов на перевод.

В приложении полностью автоматизирован процесс кадрового делопроизводства, касающийся унифицированных печатных форм документов: подготовка трудовых договоров, приема, перевода, снятия с должности. Есть автоматическая регистрация договоров ГПХ:

●     подряды на определенные работы;

●     договор о возмездном предоставлении услуг;

●     специальные заказы.

Шаблоны печатных документов легко редактируются самостоятельно.

Программой можно собирать данные по всем движениям персонала, настраивать реквизиты и получать:

●     список персонала на определенную дату;

●     сведения о движении сотрудников за период;

●     статистику по числу персонала в каждой категории;

●     среднюю численность рабочего персонала.

Такая информация важна для руководителя компании. По ней можно определить общую динамику кадров и картину в отделениях/офисах, заметить закономерности по переводам и снятиям с должностей, сформировать представление об эффективности кадровой политики и найти упущения в работе менеджеров персонала.

В приложении хранятся все важные сведения, необходимые для работы с персоналом. Это данные для расчета оплаты, НДФЛ, взносов в регулирующие учреждения:

●     ФИО, данные паспорта;

●     ИНН, номер страхового свидетельства;

●     контакты работника – номер телефона, e-mail;

●     гражданство, страховой/налоговый статус, сведения о действующих вычетах;

●     наличие инвалидности;

●     полученное образование;

●     сведения с прошлых мест работы;

●     данные о членах семьи, воинском учете, званиях и т. д.

По каждому сотруднику можно создавать отдельные реквизиты, где указывается дополнительная информация – рост, вес, размер обуви и одежды, фотография, сканы документов.

В приложении предусматриваются все требования закона по хранению и использованию персональных данных. Есть опция регистрации событий по предоставлению/запрету доступа к личным сведениям. Если работник не дал согласия на использование данных, они обезличиваются.

Воинский учет

В программе 1С:ЗУП можно собирать и обрабатывать сведения о персонале, касающиеся военной обязанности:

●     регистрировать сотрудников, состоящих на учете в военкомате, находящихся в запасе, на особом учете, зарезервированных органами госвласти при мобилизации;

●     создавать отчеты о приеме работников, состоящих на учете военкоматов;

●     фиксировать сведения о сотрудниках, зарегистрированных в особых родах войск.

Штатное расписание

Программа позволяет работать со штатным расписанием . Функция редко используется малыми предприятиями, потому что в ней нет нужды, достаточно вести учет персонала с описанием мест и условий труда. При необходимости составлении штатного  расписания в дальнейшем, оно заполнится автоматически на основании введенных сведений.

В приложении можно настроить контроль кадровой документации и сверку с принятым штатным расписанием.

При регистрации штатного расписания специальным документом, его история хранится в течение долгого времени. В дальнейшем можно просмотреть данные на любой период для анализа трудовой деятельности персонала.

Штатное расписание реализовано как структурированный перечень позиций. Наименования для них формируются автоматически, с указанием должности, разряда, подразделения компании. Редактировать их можно как угодно. Для характеристики позиций, указываются условия и размер з/п. Вот что указывается при формулировании условий:

●     право на получение отпуска;

●     класс имеющихся условий (требуется проведение спецоценки);

●     общее описание условий в произвольной форме.

●     график, по которому сотрудник исполняет трудовые обязанности.

Из позиции штатного  расписания можно попасть к перечню сотрудников, занимающих ее.

Приложение позволяет выполнять следующие действия:

●     переводить/принимать работников, создавая списки начисления з/п и ее размера соответственно должности;

●     закреплять позиции за определенными сотрудниками;

●     хранить информацию о должностях, занимаемых сотрудником при замещении;

●     следить за соответствием приказов и расписания;

●     анализировать фактическую расстановку и ее соответствие расписанию;

●     кроме должности указывать разряд/категорию;

●     определять степень сформированности подразделения;

●     размещать или снимать должности с расписания для отображения актуальных позиций в списках;

●     создавать формы отчетов о выполнении расписания, расстановке кадров, занятости персонала и др.

Учет труда, рабочих часов и пропусков

Пользователь может собирать данные и учитывать рабочее время персонала. Они нужны для подготовки кадровых отчетов и документов; сбора статистики по невыходам и причинам отсутствия работников. Эти сведения необходимы при начислении выплат по фактическим часам работы.

В приложении легко создать и настроить графики работы: 5-6 дневный режим, смены, суммированный учет, неполный день и т. д. Основной корпоративных графиков выступают производственные календари. Есть возможность создавать типовые или индивидуальные графики для сотрудников.

Неявки регистрируются отдельными документами. Это могут быть отпуска, больничные, командировки, уход за детьми, невыходы по другим причинам. Они фиксируются и считаются без участия пользователя.

Документами фиксируются также переработки, возникающие на выходных и в праздничные дни, при многочасовых переработках после смены. Для них выбирают способы компенсации в виде отгула или увеличенной оплаты. Отгулы могут суммироваться с отпуском или выдаваться как отдельные приказы. В программе учтены остатки дней по отгулам и отпускам.

Расчет з/п ведется на основании графика работы и документам, где фиксируется отработка больше нормы или пропущенного времени. Отчет по рабочим часам создается в стандартной форме.Есть возможность формировать табель учета рабочего времени по форме Т-13.

Продукт позволяет вести анализ причин потери трудового времени. Можно собрать сведения по количеству сотрудников, которых не было в определенный период и основным причинам простоя.

В программе можно учитывать стаж, по которому считаются страховые пособия. Считается общий, педагогический, северный, вредный и прочие виды стажей.

Учет отпусков

В 1С:Зарплата и управление персоналом можно работать с отпусками, считать остатки дней  отпуска, положенных по закону и договорам. Программа автоматически учитывает ежегодные, регулярные основные и все дополнительные отпускные периоды. Можно устанавливать любую длительность отпусков. Для работников некоторых категорий – несовершеннолетних, сотрудников прокуратуры, работников образования, действует увеличенный период отпуска. Настраивать его длительность можно для позиций штатного расписания или для определенного работника отдельно.

Результаты учета по остаткам отпускных периодов могут отображаться в справках на любое число. 1С:ЗУП 8 позволяет создавать графики не только в стандартной форме Т-7, но также оформлять отпуска из документа "График.

Доступны списки отпусков по категориям:

●     подразделения и должности;

●     группы работников (менеджмент, руководители отделов, рабочий персонал).

Для анализа исполнения отпусков, можно просмотреть график по всем параметрам использованных/неиспользованных отпускных периодов.

Программа позволяет начислять отпускные, а также оплату труда за дни перед отпуском, рассчитывать и начислять дополнительную помощь. Документом "Отпуск" начисляется НДФЛ, другие предусмотренные удержания. Это могут быть алименты, взносы и т. д. Отпускные выплаты уменьшаются на сумму этих начислений.  В налоговом регистре фиксируется даты выплаты отпускных и перечисления НДФЛ.

Отпускные можно выплачивать с как  вместе с з/п, так и с авансом, либо межрасчетный период.

Расчет и учет оплаты труда

Пользователь может проводить начисления з/п, налогов и взносов. Начисления производятся в полном соответствии с действующими законами. 

Поддерживаются все действующие формы оплаты: по времени (дневная, часовая, по тарифу), сдельная, премиальная. Программа 1С:ЗУП позволяет настраивать разные системы премирования, соответствующие внутренним актам. Собственные варианты начислений и удержаний настраиваются самостоятельно. 

В системе можно самостоятельно указать все параметры начисления з/п, удержаний, премий, налогов, других платежей. Расчеты программа ведет сама с учетом политики компании.

Размеры тарифных ставок  указываются в рублях. Точность ставок можно задать в начальных установках программы. Ставки меняются в зависимости от действующих тарифных сеток, с указанием разрядов и должностей. Выплаты одному сотруднику могут считаться по разным ставкам.

Начальная настройка позволяет выбрать действующий в организации способ премирования.

Программа позволяет считать удержания:

●     по видам – взносы в профсоюз, исполнительные листы, удержания за невыходы, взносы в негосударственные фонды, платежи третьим сторонам и т. д;

●     каждый месяц или в определенный период;

●     другими способами – взимается конкретная сумма, до определенного предела, по формуле, созданной по любым данным.

Расчет удержаний в программе контролируется до  уровня ограничения  взысканий в соответствии с требованиями ст. 138 ТК РФ..

Расчеты с персоналом

"1С:Зарплата и управление персоналом" документирует весь обеспечивает автоматический режим зарплатных выплат. При этом все операции документируются и сохраняются. Зарплата выплачивается такими способами:

●     авансом, за две недели, конкретной суммой, частью положенного тарифа;

●     в период между регламентированными выплатами;

●     по итогу отработанного месяца.

При действующих гражданско-правовых соглашениях выплаты можно организовать по акту приемки или на определенную дату.

В приложении можно создавать ведомости по выплатам, начисления средств. Автоматически заполняются:

●     список работников;

●     суммы сделанных выплат;

●     начисленный НДФЛ.

Соответствующие отчеты и документы также создаются автоматически.

Выплаты з/п можно организовать так:

●     перевод на карту с зарплатным проектом;

●     зачисления на банковский счёт;

●     выдача наличных в кассе или раздатчиком.

В 1С указывается место, способ и уполномоченный по выдаче средств по всей компании, отделению/офису или для определенной группы, либо конкретного работника. В дальнейшем эти сведения используются для создания ведомостей по выплатам персоналу.

Документы, требующиеся для выплат, формируются в зависимости от формы передачи средств. Они могут создаваться в печатном или электронном виде. Для разных видов выплаты создаются отдельные ведомости.

Счета для выплат персоналу открываются одновременно. Организация создает несколько зарплатных проектов за раз. Реестры по счетам, указания по суммам и заявления о создании счетов направляются в банк в электронном формате. Документы передаются с помощью “Клиент-Банка” или на носителе. Структура и набор документов может отличаться в зависимости от требований банка.

Платформа ЗУП позволяет готовить и передавать электронные сведения в банки по технологии XML. Этот формат передачи данных разработан 1С и Сбербанком. Его приняли другие кредитные организации. Такой стандарт позволяет обмениваться электронной информацией с банками без лишних настроек.

Начисление и удержание НДФЛ при выплатах и переводах сопровождается созданием документа, с указанием даты получения работником зарплаты. Эта информация отражается в форме 6-НДФЛ.

Отчисления с зарплатного фонда, НДФЛ и отчетность в регуляторы

Приложение 1С позволяет начислять взносы с ФОТ и НДФЛ:

●     взносы в страховой фонд на случай потери трудоспособности или материнства;

●     взносы по мед. страхованию;

●     переводы в пенсионный.

Налог для физлиц считается отдельно по всем сотрудникам, по информации о вычетах и налоговом статусе. Сотрудник может являться:

●     резидентом или нерезидентом;

●     беженцем, с временным убежищем;

●     иностранным специалистом высокого класса;

●     участником программы переселения;

●     моряком на судне из реестра международных;

●     гражданином страны ЕАЭС;

●     нерезидентом, ведущим деятельность по патенту.

Взносы считаются с учетом любых тарифов, положенных при страховых статусах:

●     гражданин России;

●     иностранец, временно находящийся в стране, без продолжительных трудовых контрактов;

●     беженцы без контрактов на работу;

●     иностранцы, без возможности страхования;

●     иностранцы с высокой квалификацией, временно находящиеся в стране.

По сотрудникам на должностях, с возможностью досрочного ухода на пенсию, расчет идет по специальным тарифам, установленным требованиями СОУТ.

Доход персонала, начисленные налоги и взносы, сведения об уплате в фонды входят в состав отчетности для главных регуляторов. Среди них:

●     квартальная 6-НДФЛ;

●     справки 2-НДФЛ;

●     отчеты по работникам, с которых не удерживается налог;

●     начисления по пенсионным страховым взносам;

●     отчетность по персоналу, собранная в стандартные формы и прочие виды персонифицированных документов по персоналу.

Платформа имеет встроенный сервис “Отчетность”, с помощью которого можно подготовить, проверить и передать отчетность в соответствующее ведомство. Для направления документов понадобится цифровая подпись.

Электронные больничные, прямые выплаты и социальный документооборот с ФСС

“Прямые выплаты” – это проект, с помощью которого упрощаются процедуры начисления и получения пособий по соц страхованию. Пособия работникам выплачиваются непосредственно ведомством в четко определенные законом сроки. Начисления и пособия учитываются в ЗУП, с опцией отправки реестров в ФСС.

В документе "Больничный лист" предусмотрена возможность заполнения информации, необходимой  для передачи в ФСС в рамках проекта.

Листки нетрудоспособности оформляются в электронном виде. Они приравнены к бумажным больничным. Благодаря программе 1С:ЗУП организации могут обмениваться данными с ФСС для подачи сведений из ЭЛН. Это ускоряет обмен документами между ведомством и компаниями. Получать документы можно прямо в программу.

При создании ЭЛН, программа сразу предлагает зафиксировать отсутствие сотрудника. При закрытии больничного, его можно сразу создать и загрузить в базу программы, провести начисления и направить в ФСС, вместе с заявлениями и реестрами.

Электронные больничные, прямые выплаты и социальный документооборот с ФСС

“Прямые выплаты” – это проект, с помощью которого упрощаются процедуры начисления и получения пособий по соц страхованию. Пособия работникам выплачиваются непосредственно ведомством в четко определенные законом сроки. Начисления и пособия учитываются в ЗУП, с опцией отправки реестров в ФСС.

В документе "Больничный лист" предусмотрена возможность заполнения информации, необходимой  для передачи в ФСС в рамках проекта.

Листки нетрудоспособности оформляются в электронном виде. Они приравнены к бумажным больничным. Благодаря программе 1С:ЗУП организации могут обмениваться данными с ФСС для подачи сведений из ЭЛН. Это ускоряет обмен документами между ведомством и компаниями. Получать документы можно прямо в программу.

При создании ЭЛН, программа сразу предлагает зафиксировать отсутствие сотрудника. При закрытии больничного, его можно сразу создать и загрузить в базу программы, провести начисления и направить в ФСС, вместе с заявлениями и реестрами.

Обычный способ взаимодействия персонала с отделом кадров или бухгалтерией – это бумажные документы, посещение разных кабинетов и лишняя трата времени. 1С предлагает организациям и персоналу использовать “Кабинет сотрудника”. Он ускоряет взаимодействие работников и конкретных отделов организации. Полезнее всего сервис будет компаниям со штатом от 50 человек, в особенности если рабочий процесс распределен географически, с офисами и подразделениями в разных районах/городах.

С помощью “Кабинета сотрудника”, работники могут быстро обмениваться документами с отделом кадров и бухгалтерией. Пользоваться им можно через браузер или приложение для мобильного устройства, с безопасной авторизацией. Сервис позволяет:

●     просматривать данные о з/п;

●     подтверждать получение выплат;

●     отправлять заявления на отпуск и следить за остатком отпускного периода;

●     передавать в отдел кадров сведения об изменении личных данных;

●     оставлять запросы на справки и другие документы.